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Track your business performance with reports

Rhys Roberts - Wednesday, May 26, 2010

Does it ever seem like the only reason you keep accounts is because the ATO make you?  How about using your accounting information so YOU can see how your business is performing?  It’s really not that difficult to do, and like anything else it gets easier with practice – so let’s start with a few basics.

There are a whole range of reports you can run from your accounting software that will give you important information relating to the performance of you business (and this post assumes you know which reports you want to run, but if you don't we can provide help with that).  Once you have run your reports how do you interpret that information?  How do you know if the figures in the report are "good" or "bad"?

Well there are basically three ways to measure an accounting report: you can measure it against a previous period, you can compare it to a budget, or you can measure it against other similar businesses.  Let’s take a look at these three options in a bit more detail.

Compare to another period:  This is the easiest way to measure your results – you just run the report (for instance a P&L) and select to compare this period to earlier ones (last month, or the same month last year). 

Review the report to see if your results getting better or worse?  Often putting the summary figures into a graph will help as a graph will reveal any trends really clearly.

And identifying the areas that are not trending the way you would like will tell you where to focus your attention to try to improve performance.

But a prior period report isn’t always enough.  What if last year you had an exceptional “one-off” year, and this year you’re still doing well, just not quite as well.  Is the downward trend “bad”?  Or what if your business (or the market you are operating in) is changing?  Then making year on year comparisons is harder.  One of the answers then might be to use a budget.

Compare to Budget:  To do this you will need to sit down and work out a budget – this doesn’t need to be very sophisticated, it is really just a financial plan (but if you’ve not prepared one before it can be pretty daunting, so if you need help on this please contact Viridity).

Armed with your budget you can report your figures with the budget as the comparison.  You can investigate any differences (or variances as they are sometimes called) – and more importantly you can decide what to do in response.  If you make a habit of doing this every month you will be in far greater control of your business than if you wait for your accountant to tell you your profit figure at the end of the year.

Even a budget may not be a complete answer – maybe you are being unrealistic in setting the budget targets, maybe you could be doing much better.

Comparison to Other (similar) businesses – or “benchmarking”:  Comparing your business to others can be a great way to measure how you are performing, as you now do get an “objective” yardstick. 

There are companies that sell this information, and it is relatively inexpensive, but if your business is too small to justify the expense there is a free alternative.  The ATO recently released performance benchmarks for 50 different types of business, and you can use this information to measure how your business is performing.  From the many thousands of tax returns lodged with the ATO they are able to assess the “normal” ranges of ratios to sales of cost of goods sold, labour and rent and other expenses.  You can use this data to compare to your business.  You can access the ATO data here. 

One further tool that this post doesn’t cover is using “ratios” to help with interpreting the figures.  So when you have run your report, against whatever comparative you are using, how do you might still need some additional help to spot what is good and what is not.  That is where ratios come in.  But that is also a topic for another post.

If you would like assistance implementing or interpreting your reporting please contact Viridity.

Comments
interim management commented on 27-Aug-2015 11:56 AM
I know this if off topic but I'm looking into starting my own blog and was wondering what aall is required to get setup?

I'm assuming having a blog like yours would cost a pretty penny?

I'm not very internet smart so I'm not 100% sure. Any tips
oor advice wouuld be greatly appreciated. Thank you
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相続 相談 commented on 09-Aug-2016 02:10 AM
ちょっと文章の内容に共感できたのでコメントさせてもらいます。

この6ヶ月間で私にとって本当にキツすぎることが重なりました。
本当に辛くて精神病にもなりかけました。

かけがえなのない家族を失って、相続問題って結構大変なことですよね。
友人には「お金を持っている人の悩み」程度にしか思われていませんが、本気で「全て放棄しても良い」と思えてしまうくらい面倒です。
遺産に関するお金が絡んでくると、いつもは隠している人間性が出てきたり、周りの関係者まで絡んでくるので厄介ですよね。
もう疲れ切ってしまって、どうでも良くなってしまいました。

なんかサラリーマンのグチのようになってしまってごめんなさい。
また訪問させてもらいます。
個人再生とは commented on 09-Aug-2016 06:05 PM
個人再生に踏み切れない方に、無料で相談に乗ってもらえるホームページをお伝えしています。
私が実際に相談した体験をもとに、お申し込みの手順や流れも詳しく説明していますので、立ち寄ってみてくださいね。
過払い金 相談 commented on 11-Aug-2016 05:06 PM
過払い金の悩みを法律の専門家に費用負担なく相談できるサービスについてまとめた記事になります。
債務整理をしようか迷っている人、訪れてみてください。
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即日借り入れ commented on 21-Aug-2016 02:19 PM
キャッシングとは銀行などの金融機関から少額の金銭を融通してもらう事です。お金を借りたいと思ったとすると保証人や担保が必要となります。

ただし、キャッシングの場合は保証人もしくは担保を準備する必要がなく借金できます。

免許証などの本人確認ができる書類があるのならほとんどの場合、融資を受けられます。
http://institchu.mobi/ commented on 25-Aug-2016 02:21 AM
債務整理で不安になっている人は多いです。どのあたりで相談しようかなど、物凄く不安がありますからね。

自分の希望にあった相談所できちんと解決をしたいことだと思います。そういった方にマッチした相談所が見つかります。

ぜひ、見てください。
Carin commented on 06-Sep-2016 07:56 AM
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プロキオン commented on 10-Sep-2016 04:40 AM
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ホットビューラーと通常のビューラーの相違点についてまとめました。
ぜひ参考になさって下さい。
街角法律相談所 commented on 17-Sep-2016 12:28 AM
借金で悩む方に、借金解消に効果があると言われているサービスを記事にしました。
借金で悩んでいるのでしたら、ぜひ、参考になさってください。
http://w-check.com/ commented on 02-Oct-2016 04:27 AM
こんにちは。書き物すごい勉強になりました。同様に更新記事を心待ちにしています。今後もよろしくお願いします。
お金 借りる 即日 commented on 07-Oct-2016 12:05 AM
よくTVCMが流れる、みんながその存在を知るキャッシングの金融各社はほとんどが最短即日審査を売りにしていて、最短で受けられる即日振込みに対応することも可能です。審査に必要な時間も短いところだと最も速くて30分くらいです。金利ゼロサービスの特典は、それぞれの消費者金融会社で違うので、ネットをうまく活用して様々なサイトを比較して確認していくことで、自分に向いている便利なサービスを探すことができると思います。
シロアリ 駆除 commented on 15-Oct-2016 07:13 AM
シロアリの駆除や予防には意外と 費用がかかるものです。その 原因として、業界全体の さまざまな情報がブラックボックス化している点があります。 施工費用、薬剤費用などの 工事金額 にしてもそうですし、シロアリの 習性 もそうです。

消費者には見えない部分ですので、少しでも お金が欲しいシロアリ業者からしたら、 利益を乗せ放題なところもあります。(シロアリ業界に限ったことではありませんが)
ですので、 皆さんが弱者とならぬよう、シロアリ業者を選ぶ側もあるていどの 知見を蓄えてみましょう。それほど難しいことはありません。 例えば、現在日本国内では、主にイエシロアリとヤマトシロアリという
2種類のシロアリが生息しています。( 非常に少ない種も含めれば、当然もっといますが、ここでは2種類という 理解で OKです)

当サイトが対象 範囲としている、愛知県の
名古屋などの尾張地区、 羽島などの岐阜地区は、ほぼヤマトシロアリが 支配的です。ヤマトシロアリはイエシロアリに比べて、一つの巣で 生活するシロアリの数が少ないため( 約1/100)、駆除も予防も かなり容易です。これだけで本来は 施工金額が抑えられるはずですが、現状はそうでもありません。

その 理由としては、 お金が欲しい業者の 目論見があったり、業界を守りたい 対策協会の 狙いがあったりします。このように、シロアリの生態や習性のこと、 工事代金や見積りなどお金のこと、居住者として 知っておくべきことなどを分かりやすく ご説明しています。

わずかでも知識があれば、業者の良し悪しを見分けられたり、納得のいかない見積もりを提示する業者に 反論する事も出来るかも知れません。当サイトが、皆さんが余分な お金を払わされることを防ぐ一助となれば幸いです。
年収1億円 commented on 21-Oct-2016 06:11 AM
メルマガだけで月収1000万円を超える方法を知りたいですか?単純ですが、その術をお知らせします。

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徹底的に実験で仮説と検証を反復し、解を導き出しています。その結果、あなたは最速でゴールに近づけます。

他の手法で稼ぐ場合、例としてSNSのFacebookでaffiliateを行うとして、いつもその媒体の規約と戦い続ける必要があります。いつアカウントが飛ぶかわからないし、以前そのような例もありました。常に危険と隣り合わせの状態です。

だから、自分のリストにどんな時間でもセールスが行えるメルマガは無敵なのです。

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